La convocatoria de los miembros para una charla eficaz, se debe construir de una manera minuciosa y detallada. El éxito de la misma depende de la adecuada realización y seguimiento. IB Outplacement, ha recopilado la información necesaria para identificar cuáles son los factores indispensables de una reunión laboral.
Segmentándolos en 3 etapas:
Antes de la reunión:
Al planear una reunión se debe tener en cuenta que la organización cuente con un tiempo estimado para no tener como resultado la improvisación. La creación de un plannig sobre los temas a tratar, los objetivos a conseguir y el tiempo estimado para cada ítem, sería lo ideal.
De la misma manera una convocatoria anticipada de los participantes, para asegurar la asistencia de todos.
Durante la reunión:
Es importante tener en cuenta, que la dirección que tome la charla depende del orientador o encargado de los temas a tratar. Esté debe de proponer debate, y escuchar opiniones que genera la participación, sin permitir acaparaciones y exaltaciones que conduzcan al desequilibrio del programa.
La ejecución de la reunión debe tomar el rumbo planteado, pero depende del toque personal y detalles que plantee el director, de hacerlo interactivo para que logre captar la atención de los presentes y la conexión con los temas tratados.
La puntualidad para poder realizar el cronograma, anteriormente planteado, se debe llevar con responsabilidad y sin imprevistos.
Al finalizar la reunión:
Resolver las dudas de los integrantes es indispensable, puesto que se debe velar porque los miembros entiendan los temas tratados, para alcanzar las metas planteadas. Así como aclarar las conclusiones de lo expuesto.
Los factores de diferenciación dependerán de la dirección que deba tomar la reunión laboral. Sin embargo identificar las etapas anteriormente mencionadas le ayudaran a la conexión y eficacia de la junta.
