¿Qué es la gestión? ¿Qué hacen los gerentes?
¿Cómo puedo gestionar?
Estas son preguntas estándar que la mayoría de
nosotros en la profesión de gestión se han pedido más de una vez. Y preguntas
que pedimos una vez en nuestras carreras también. Aquí, entonces, es una mirada
básica a la gestión, una cartilla, Gestión 101 desde mi perspectiva.
Arte y ciencia
La dirección es arte y ciencia. Es el arte de
hacer a la gente más eficaz de lo que hubiera sido sin ti. La ciencia está en cómo hacer eso. Hay cuatro
pilares básicos: planificar, organizar, dirigir y monitorear.
Hacerlos más efectivos
Cuatro trabajadores pueden hacer 6 unidades en
un turno de ocho horas sin un gerente. Si te contrato para gestionarlos y
todavía hacen 6 unidades al día, ¿cuál es el beneficio de mi negocio de haberlo
contratado a usted? Por otra parte, si ahora hacen 8 unidades por día, usted,
el encargado, tiene valor.
La misma analogía se aplica al servicio, al
por menor, a la enseñanza, o a cualquier otro tipo de trabajo. ¿Puede su grupo
manejar más llamadas de clientes con usted que sin? ¿Venden mercancías de mayor
valor? ¿Dar conocimiento más eficazmente?, etc. Ése es el valor de la dirección
- hacer un grupo de individuo más eficaz.
Habilidad básica # 1 de la gerencia: Plan
La gestión comienza con la planificación. La
buena gestión comienza con una buena planificación.
Sin un plan, usted nunca tendrá éxito.
Si logra llegar a la meta, habrá sido por
suerte o por casualidad y no es repetible. Usted puede hacerlo por suerte o
casualidad de la noche a la mañana, pero nunca tendrá el historial de logros de
los que el éxito está hecho.
Averigüe cuál es su objetivo (o escuche cuando
su jefe le diga).
A continuación, averiguar la mejor manera de
llegar allí. ¿Qué recursos tiene? ¿Qué se puede conseguir? Comparar las
fortalezas y debilidades de los individuos y otros recursos. ¿Poner a cuatro
trabajadores en una tarea que tarda 14 horas cuesta menos que alquilar una
máquina que puede hacer la misma tarea con un trabajador en 6 horas? Si cambia
el primer turno de un inicio de 8 AM a un comienzo de 10 AM, ¿pueden manejar el
ritmo de la tarde para no tener que contratar a una persona extra para el
segundo turno?
Mira todos los escenarios posibles. Plan para
ellos. Averiguar el peor escenario posible y contar un plan para aquel caso
también. Evaluar sus diferentes planes y desarrollar lo que, en su criterio,
funcionará mejor y lo que va a hacer si no lo hace.
Habilidad básica de gestión # 2: Organizar
Ahora que tienes un plan, tienes que hacer que
suceda. ¿Está todo listo delante de su grupo para que las cosas correctas
lleguen a su grupo en el momento adecuado? ¿Está su grupo preparado para hacer
su parte del plan? ¿Está preparada la organización de abajo para lo que su
grupo entregará y cuándo llegará?
¿Están capacitados los trabajadores? ¿Están motivados? ¿Tienen el equipo que
necesitan? ¿Hay piezas de repuesto disponibles para el equipo? ¿Ha ordenado el
material? ¿Es lo correcto? ¿Llegará aquí en el horario apropiado?
Hacer el trabajo de campo para asegurarse de
que todo lo necesario para ejecutar el plan está listo para ir, o será cuando
se necesita. Compruebe de nuevo para asegurarse de que todo el mundo entiende
su papel y la importancia de su papel para el éxito general.
Habilidad básica de gestión # 3: Sea Directo
Ahora vuelva a encender el interruptor
"ON". Dígale a la gente lo que necesitan hacer. Me gusta pensar en
esta parte como dirigir una orquesta. Todos en la orquesta tienen la música
delante de ellos. Ellos saben qué sección está jugando qué pieza y cuándo.
Ellos saben cuándo entrar, qué jugar y cuándo parar de nuevo. El conductor
marca cada sección para hacer que la música suceda.
Ese es tu trabajo aquí. Has dado a todos tus
músicos (trabajadores) la partitura (el plan). Usted tiene el número correcto
de músicos (trabajadores) en cada sección (departamento), y usted ha arreglado
las secciones en el escenario para que la música suene mejor (usted ha
organizado el trabajo). Ahora sólo tiene que tocar el podio ligeramente con su
bastón para obtener su atención y dar el giro.
Habilidad básica de gestión # 4: Monitorizar
Ahora que tienes todo en movimiento, tienes
que mantener un ojo en las cosas. Asegúrese de que todo vaya de acuerdo con el
plan. Cuando no va de acuerdo con el plan, es necesario intervenir y ajustar el
plan, al igual que el conductor de la orquesta ajustará el tempo.
Los problemas surgirán. Alguien se enfermará.
Una parte no será entregada a tiempo. Un cliente clave se declarará en
bancarrota. Es por eso que desarrolló un plan de contingencia en primer lugar.
Usted, como el gerente, tiene que ser siempre consciente de lo que está pasando
para que pueda hacer los ajustes necesarios.
Este es un proceso iterativo. Cuando algo está
fuera de sincronía, es necesario planificar una solución, organizar los
recursos para que funcione, dirigir a las personas que harán que suceda y
seguir supervisando el efecto del cambio.
¿Vale la pena?
Gestionar a la gente no es fácil. Sin embargo,
se puede hacer con éxito. Y puede ser una experiencia muy gratificante.
Recuerde que la gestión, como cualquier otra habilidad, es algo que usted puede
mejorar con el estudio y la práctica.
